Wie Teams Smart Notes nutzen können, um Wissen zu automatisieren und umsetzbar zu machen

Es fängt immer gleich an. Das Team diskutiert intensiv über die Strategie. Der nächste Produkt-Launch, die nächste Marketingkampagne oder der nächste Social-Media-Moment, von dem alle überzeugt sind, dass er „viral“ gehen wird. Es werden Entscheidungen getroffen und Aktionselemente geplant. Doch als das Projekt drei Wochen später ins Stocken gerät, kann sich niemand mehr so recht erinnern, was eigentlich entschieden wurde, warum, oder wer dafür verantwortlich ist.

Das ist das Paradoxe an den Meeting-Notizen: Gerade der Versuch, Wissen zu bewahren, hindert uns daran, es überhaupt erst zu erstellen.

Teams haben schon immer gewusst, dass Meetings wichtiges und institutionelles Wissen generieren. Diese Unterhaltungen beinhalten die DNA der tatsächlichen Arbeit von Organisationen sowie jede Entscheidung, die die Richtung eines Produkts oder eines Unternehmens beeinflusst. Und wenn eben dieser Kontext nicht erfasst wird, müssen Teams immer wieder dieselben Diskussionen führen, frühere Entscheidungen in Frage stellen und verlieren mit der Zeit wertvolle Erkenntnisse.

Doch die Art und Weise, wie wir normalerweise Notizen erstellen – wenn eine Person in der Ecke sitzt und eifrig tippt – erzeugt eine allgemeine Spannung. Die engagiertesten Teilnehmenden, die scharfe Fragen stellen und Entscheidungen vorantreiben, sind oft am schlechtesten in der Lage, das Geschehen, zu dokumentieren. Sie sind zu sehr damit beschäftigt, nachzudenken, Punkte miteinander zu verbinden und das Gespräch zu steuern. Gleichzeitig wird der festgelegte Protokollant zum passiven Beobachter, der sich eher auf das Mitschreiben als auf seinen Beitrag konzentriert.

Und das Ergebnis? Eine unstimmige und oft unvollständige Dokumentation, die zwar das „Was“ erfasst, aber das „Warum“ auslässt. Aktionselemente gehen in Zusammenfassungen oder unvollständigen Listen unter. Bei wichtigen Entscheidungen fehlt dann der Kontext. Nachbesprechungen finden auf den Fluren statt, weil das offizielle Protokoll die tatsächlichen Nuancen des Meetings nicht widerspiegelt.

Und selbst wenn Teams umfassende Notizen machen, landen n diese oft verstreut in persönlichen Notizen, in E-Mail-Threads oder abgespeichert in Dokumenten, die niemand findet, wenn man sie braucht. Die Informationen sind vorhanden, aber nicht zugänglich, wenn Entscheidungen getroffen werden müssen oder wenn neue Kolleg/-innen verstehen müssen, wie das Team dorthin gekommen ist, wo es heute steht.

Diese Fragmentierung von Informationen hat ihren Preis. Projekte verzögern sich, weil Teams Zeit damit verschwenden, nach dem nötigen Kontext zu suchen. Neue Mitarbeitende haben Schwierigkeiten, die Hintergründe bestehender Systemen nachzuvollziehen. Selbst wer nur ein einziges Gespräch verpasst hat, kann sich für das nächste unvorbereitet fühlen. Die geistige Belastung, vergangene Entscheidungen erinnern und rekonstruieren zu müssen, lenkt von zukunftsorientierter Arbeit ab.

Zum Glück verändern KI-Tools diese Dynamik grundlegend, da sie den Zielkonflikt zwischen Teilnahme und Dokumentation auflösen. Anstatt Teams vor die Wahl zwischen guten Gesprächen und guter Dokumentation zu stellen, übernimmt KI die routinemäßige Protokollierung, während sich Menschen auf die strategische Zusammenarbeit konzentrieren können.

Moderne KI-Tools zur Notizenerstellung können wichtige Schlüsselmomente in Gesprächen erkennen, umsetzbare Elemente herausfiltern und Informationen so organisieren, dass sie direkt nutzbar werden. Der Effekt macht sich direkt bemerkbar: Wenn die Dokumentation ganz automatisch erfolgt, verbessern sich auch die Meetings. Mitarbeitende beteiligen sich aktiver, wenn sie sich nicht darum sorgen müssen, alles mitzuschreiben: Diskussionen verlaufen freier, und Aktionselemente werden klar benannt und im richtigen Kontext verortet.

Das Fazit ist klar: Die menschliche Aufmerksamkeit kann sich auf die kreative und strategische Arbeit konzentrieren, die Unternehmen wirlich voranbringen.

Die KI-Meeting-Assistenten, die diese Meeting-Notizen erstellen, lösen ganz grundlegende Probleme, indem sie die Erfassung automatisieren und es Teams ermöglichen, sich auf strategischere und kreativere Arbeiten zu fokussieren. Hier sind einige konkrete Möglichkeiten, wie Smart Notes die Arbeitsweise deines Teams verbessern können:

Erfasse alles ohne Ablenkung. Die KI transkribiert jedes Wort, damit sich die Teilnehmenden auf die Unterhaltung konzentrieren können. Niemand muss die Aufmerksamkeit zwischen Zuhören und Dokumentieren aufteilen, was zu besseren Diskussionen und einer kreativeren Problemlösung führt. Zum Beispiel können sich Produktteams bei Design-Reviews ganz auf visuelles Feedback und gemeinsames Iterieren konzentrieren, anstatt jede Designentscheidung manuell festhalten zu müssen.

Einheitliche und umsetzbare Zusammenfassungen. KI kann sehr zuverlässig wichtige Entscheidungen, Aktionselemente und Diskussionspunkte anhand immer gleicher Kriterien identifizieren. Teams können sich darauf verlassen, nutzbare Zusammenfassungen in einem vorhersehbaren Format zu erhalten, sodass sich relevante Informationen leicht erfassen und gezielt umsetzen lassen. Wenn zum Beispiel ein Führungsteam eine strategische Planungsbesprechung durchführt, erhält es denselben Detaillierungsgrad und dieselbe Struktur, unabhängig davon, wie komplex die Diskussion ist oder wer dabei im Raum sitzt.

Einbindung in bestehende Arbeit. Moderne KI-Tools für Meeting-Notizen können direkt mit den Tools und Prozessen verbunden werden, die Teams bereits nutzen, anstatt ein weiteres Informationssilo zu schaffen. Aktionselemente fließen in Aufgabenverwaltungssysteme ein und Entscheidungen sind mit den entsprechenden Projektdokumenten verknüpft. Marketingteams, die Kampagnen-Planungssitzungen durchführen, können direkt auf Content-Kalender, Creative Briefs und Launch-Pläne verlinken, sodass alle Zugriff auf die relevanten Informationen haben.

Durchsuchbare Meeting-Historie. Mit zunehmendem Wachstum wird das institutionelle Wissen zu einem Wettbewerbsvorteil und das richtige KI-Tool für Meeting-Notizen macht jedes Meeting sofort durchsuchbar. Anstatt sich daran zu erinnern, in welchem Meeting ein bestimmtes Thema besprochen wurde, können Teams den relevanten Kontext ganz einfach finden, indem sie in ihrem Workspace danach suchen. Ein Engineering Lead kann nach einem bestimmten Fachbegriff suchen und sofort die Diskussionen finden, die zu den aktuellen Architekturentscheidungen geführt haben, selbst aus Gesprächen, die vor Monaten stattfanden. Diese wichtigen Gespräche bilden auch den Kontext für verwandte KI-Tools, wie z. B. Enterprise Search und den Recherche-Modus der Notion-KI.

Während viele Tools – von Otter über Fireflies bis hin zu Fathom – Meetings transkribieren und zusammenfassen können, bietet Notion Smart Notes Teams ein perfektes Meeting-Gedächtnis, direkt dort, wo sie ohnehin arbeiten. Anstatt isolierte Besprechungsprotokolle in einem separaten Tool zu erstellen, werden Notion Smart Notes automatisch Teil der Wissensdatenbank deines Teams.

Am wichtigsten ist aber vielleicht, dass Notion Smart Notes eine natürliche und direkte Nachbereitung ermöglicht. Da sich die Notizen in demselben Workspace befinden, in dem auch die Teams ihre Projekte verwalten, Aufgaben verfolgen und zusammenarbeiten, ist der Weg von einem Meeting zur Aktion fast unmittelbar, insbesondere dann, wenn du eine Vorlage für Meeting-Notizen verwendest. Aktionselemente gehen nicht verloren oder werden vergessen – sie können mit nur wenigen Klicks in eine Aufgabe oder ein Projekt umgewandelt werden.

Und sobald die Meeting-Notizen erstellt sind, können sie mit Enterprise Search sofort durchsucht werden. Wenn jemand verstehen muss, wie eine Entscheidung getroffen wurde oder wie die nächsten Schritte aussehen, kann die Person in Meeting-Notizen, Projektdokumentationen und Team-Datenbanken gleichzeitig suchen. Kollektives Wissen bleibt nicht länger ungenutzt, da es tatsächlich gefunden werden kann.

Du bist bereit, Smart Notes einzuführen – wie geht es dann weiter?

• Wähle ein Tool, das zu deinem aktuellen Ökosystem passt. Nutzt du Notion? Slack? Google Workspace? Microsoft Teams?

• Teste es in einem risikoarmen Umfeld (z. B. bei einem internen Brainstorming), bevor du es in wichtigen Produkt- oder Kundenbesprechungen einführst.

• Binde es in dein Aufgabenmanagement ein, sodass die Aktionselemente direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.

• Bestimmt internen eine/-n Ansprechpartner/-in, um dafür zu sorgen, dass die Teams mit den neuen KI-Workflows vertraut sind.

Kannst du KI nutzen, um Meeting-Notizen zu erstellen? Absolut! Es gibt den Teilnehmenden die Freiheit, sich auf die strategische Seite der Meetings zu konzentrieren – Fragen zu stellen, Ideen einzubringen und die Richtung zu klären – während automatisch Entscheidungen, Aktionselemente und Begründungen erzeugt werden.

Die Zukunft der Arbeit hängt von Teams ab, die schnell agieren können und gleichzeitig den Kontext im Blick behalten. Notion Smart Notes bietet beides: die Geschwindigkeit automatisierter Dokumentation kombiniert mit dem Kontext integrierten Wissensmanagements. Wenn deine Meeting-Notizen mit allem anderen verbunden sind, was dein Team erstellt, wird jedes Gespräch zu einem Teil deines Wettbewerbsvorteils.